بصفتي مستشارًا، أجد نفسي محاطًا بشكل منتظم بأشخاص لديهم مشاكل جديدة لحلها. لقد أمضيت السنوات العديدة الماضية في العمل مع فرق ومنظمات من جميع الأشكال والأحجام تتطلع إلى اكتساب الخبرة في مجال الاستخبارات التجارية. لقد تعلمت أنه بغض النظر عن نوع العمل الذي تمارسه، فهناك أسئلة شائعة يجب عليك طرحها كمستشار.
إن الحصول على المتطلبات الصحيحة من الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب قد يكون أمرًا شاقًا ومضنيًا. وقد تكون العملية غير فعّالة إذا لم يتم التعامل معها بشكل صحيح. أستخدم هذه الأسئلة العشرة لإلقاء الضوء على ما ينتظرنا والمساعدة في استنباط المتطلبات التي ستجعل المنتج أكثر مرونة لتلبية الاحتياجات المستقبلية.
قد يختلف الوقت المناسب لطرح الأسئلة الصحيحة على الأشخاص المناسبين لمشروع الاستخبارات التجارية المناسب وفقًا لموقفك. ولكن يمكن دائمًا تحسينه من خلال المزيد من الاستكشاف. إن استخدام أسئلة وتقنيات مختلفة لاستخراج المتطلبات الصحيحة من أصحاب المصلحة سيمكنكم من مساعدتهم على اتخاذ قرارات تجارية أفضل.
لقد ساعدني استخدام هذه العملية في تنقية وتجميع المتطلبات القوية لتوفير تقارير عالية الوضوح ووظيفية لعملائي.
أتحداك أن تنظر إلى مشروع سابق/حالي تعمل عليه وتستخدم أحد هذه الأسئلة لترى ما إذا كان بوسعك تحسين منظورك بشأن المتطلبات. أراهن أنك ستفاجأ بنفسك!
دع البيانات تتحدث
استبعد الافتراضات من المعادلة. وسّع نطاق عمل مؤسستك من خلال اتخاذ القرارات التجارية المستندة إلى البيانات التي تحتاجها للتفوق على المنافسين.
ما هي المشكلة التي تحاول حلها؟
- أسئلة بسيطة ولكنها ضرورية: من، ماذا، أين، لماذا وكيف
- التقط التفاصيل ذات الصلة والمهمة حول المشروع
من يستفيد من هذه المعلومات وكيف يخططون لاستخدامها؟
- نحن نفتقد الصورة الأكبر عندما لا نطرح هذا السؤال
- غالبًا ما يتم إعطاء الفرق توجيهات لإكمال مشاريع التقارير وفقًا لرؤية من مديريهم. وعادةً ما تصل هذه الرؤية إلى فريق المشروع مثل لعبة الهاتف
- إن فهم الرؤية الشاملة لاستخدام المعلومات أمر بالغ الأهمية للتنفيذ الناجح
هل أنت المستخدم النهائي لهذا التقرير؟
- يمكن أن يكون الأمر معرقلًا للعملية إذا لم يقم المستخدم النهائي بإبلاغ مدخلاته للفريق
- هناك العديد من الأشخاص الذين يقدمون المتطلبات وهم مستخدمون نهائيون للتقرير، ولكنهم ليسوا الوحيدين. فأنت تريد التحدث إلى أصحاب المصلحة الآخرين أيضًا!
ماذا تريد أن تكون قادرًا على فعله بهذه المعلومات التي لا تستطيع القيام بها اليوم؟
- إن قيادة العملية الإبداعية أمر قيم لتشجيع الجميع على التفكير خارج الصندوق
- إن منح أصحاب المصلحة حرية الإبداع يلهم أفكارًا وحلولًا ومفاهيم جديدة لمشروع إعداد التقارير الخاص بك
- من المؤكد أن هذا السؤال سيبقي قائمة الانتظار الخاصة بك مليئة وصحية بأفكار وحلول جديدة للعمل عليها في المرة القادمة
إذا كانت العملية أبسط وأسرع، ما هو الشيء الذي ستقضي وقتًا أطول في العمل عليه لصالح المنظمة؟
- يبدو الأمر مشابهًا للرقم 4، لكنه يؤدي إلى إجابة مختلفة تمامًا. كيف يمكنك استغلال وقتك بشكل أكثر فعالية وإنتاجية؟
- هنا، تركز أكثر على الإنتاجية وأداء أصحاب المصلحة. ما هي الجوانب الأخرى لعملهم التي ستستفيد من هذا المشروع؟
- ستساعدك الإجابات على هذا السؤال في إجراء تحليل عائد الاستثمار والتأثير للمشروع بعد اكتماله
من هم المستفيدون الآخرون من العمل الذي تقومون به بهذه المعلومات، وكيف يمكننا التعاون مع هذه الفرق لتوسيع قيمة هذه المعلومات الاستخباراتية؟
- سيكون هناك دائمًا شخص آخر أو فريق أو مشروع نظر في هذا الأمر من قبل
- استغل ذلك لإثارة نهج جديد للمشروع
لماذا الخمسة؟
- "الخمسة أسباب" هي تقنية تستخدم في مرحلة التحليل في منهجية Six Sigma DMAIC (التعريف والقياس والتحليل والتحسين والتحكم)"
- إنها أداة Six Sigma رائعة لا تتضمن تقسيم البيانات أو اختبار الفرضيات أو الانحدار أو أدوات إحصائية متقدمة أخرى، وفي كثير من الحالات يمكن إكمالها دون خطة لجمع البيانات
- هذا في الواقع أكثر من مجرد نهج وليس مجموعة من الأسئلة. استخدم هذا للبحث بعمق والتفكير خارج الصندوق حول المتطلبات
هل قام أحد بالفعل ببناء أي شيء مثل هذا يمكن أن يساعدنا في تحقيق أهدافك؟
- قم بإجراء بحثك واسأل حول الأمر - فمن المحتمل أن يكون هناك شركات صغيرة ومتوسطة الحجم في العمل يمكنها المساهمة
- ربما يكون فريق آخر قد بنى شيئًا مشابهًا بالفعل، أو حاول القيام بذلك، أو لديه أساس كبير لتحسينه لتلبية احتياجات إعداد التقارير
عندما تغمض عينيك، كيف يبدو هذا التقرير على الجزء الخلفي من جفنك؟
- ما الذي تريده حقًا؟ هذا ما تفكر فيه هنا، ولكن الحصول على ملاحظات مرئية من شخص ما قد يكون أمرًا صعبًا للغاية
- اطرح هذا السؤال أكثر من مرة. فهو يحتوي على إجابة متكررة عندما يبدأ أصحاب المصلحة في تبني الاحتمالات
لماذا تريد رؤية ذلك في مخطط دائري؟
- حسنًا، هاها، هذه الجملة من أجل المتعة ولكنها ذات معنى. لا تخف من السؤال عن السبب وتعطيل المحادثة.
- لماذا تريد استخدام مخطط دائري؟ ليس سؤالاً سيئًا. فهو يفتح الباب لفهم كيفية رغبة المستخدم في معالجة المعلومات
